2.ORGANIMETRIA

 Surge lo que denominamos organimetría, como un conjunto de instrumentos orientados a la comunicación de la estructura organizacional, la jerarquía entre las áreas y la coordinación de éstas. Constituye una herramienta empresarial importante y fundamental para mejorar la comunicación dentro de nuestra organización,tiene como necesidad de establecer dentro de la organización una serie de pautas que le permitan trabajar de forma armoniosa entre cada una de sus partes, a este proceso se le denominó organización. Con los años las técnicas de organización buscaron coordinar de forma eficaz las acciones dentro de la empresa. Y las técnicas nos mostraron la forma en la que podíamos simplificar nuevamente y de forma particular para cada empresa la maraña de tareas y responsabilidades.

OBJETIVO DE LA ORGANIMETRÍA

Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización. En consecuencia, a continuación se expresa la finalidad de un organigrama:

1. Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes.

2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la organización debidamente asignados por áreas de responsabilidad o función.

3. Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organización y dónde encaja cada uno dentro de ella.

4. Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal directivo.

5. Indica relaciones de trabajo.

6. Representa las líneas formales de autoridad.

7. Reflejar los cambios organizativos

UTILIDAD DE LA ORGANIMETRÍA.

Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:

·         Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.

·         La división de funciones.

·         Los niveles jerárquicos.

·         Las líneas de autoridad y responsabilidad.

·         Los canales formales de la comunicación.

·         La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.

·         Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

·         Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Existen distintos tipos de organigramas, y distintos criterios para clasificarlos. Algunos de ellos son:

– Según su naturaleza:

Microadministrativos: pertenecen a una sola organización, ya sea en conjunto o bien, a alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos: son la representación gráfica de más de una entidad.

Mesoadministrativos: en estos se representa a varias entidades de un sector o bien al sector en su totalidad.

– Según el ámbito:

Generales: aquí se representa a una cierta organización en su totalidad y las relaciones que existen dentro de esta.

Específicos: representan a un departamento o área puntual de la entidad y cómo este se organiza.

– Según la presentación:

Horizontales: en estos las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titulas en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representas mediante líneas horizontales y las jerarquías se ordena en columnas.

Verticales: las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquías se despliegan de manera escalonada

Mixtos: estos son una combinación de los dos anteriores, por lo que permiten un mayor despliegue.

Según el contenido:

Integrales: en ellos se representan todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones jerárquicas o de dependencia que se establecen entre las mismas.

Funcionales: a los elementos de los integrales se le agrega una reseña de las funciones más importantes de cada área.

De puestos, plazas y unidades: en estos se señala qué puestos se necesitan para cada unidad, el número de plazas que existen y que se requieren. A veces incluyen los nombres de quienes integran las plazas.

1. Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama.
   
   Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.
   
   Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
   
   Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
   
2. 
   
3. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
4. 
5. Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.
   
6. Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
   
7. Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
8. 
9. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
10. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo numero.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS.

Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

  Títulos de descripción condensada de las actividades.

  Nombre del funcionario que formuló las cartas.

  Fecha de formulación.

  Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)

  Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se deben considerar:

los datos que deben recogerse,

las fuentes de información,

los métodos de recogerlos.

Lo primero que debe determinarse es el tipo de organigrama que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste.

Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:

Información sobre unidades

El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control.

Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.

Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.

Información sobre relaciones

Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tiene cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Información sobre funciones o labores

Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama.

Planeación de la organización

En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.

Fuentes de información

En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser: 

Los archivos de la institución,

Los empleados y funcionarios,

C) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

Métodos de recolección de datos

Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).

Cuestionarios escritos.

Entrevistas con jefes y empleados.

Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora)

NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.

Registro de datos

Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su análisis, y su tabulación en su caso.

Análisis de datos

La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.