5. SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

LIMITES EN EL PROCESO DE TRABAJO

Los límites de procesos son los que se encargan de mejorar un proceso. Se trata el primer paso, de elegir un proceso o subproceso solicitante. Asimismo supone definir los límites del mismo.  Incluye la caracterización de los insumos y rendimiento del proceso.

Por ejemplo, el proceso de acople de maquinarias comienza con la obtención de las partes y concluye con el artefacto ya ensamblado y listo para su embarque. El rendimiento es el artefacto ensamblado. Los insumos incluyen brazos, piernas, cabeza y otros.

Cualquier proceso es candidato a la reingeniería. Las sugerencias para elegir un proceso apropiado ya son conocidas. Después de elegir un proceso, familiarizarse con él. Discutirlo. Leer sobre él. Andarlo en forma casual. Asimismo, es preciso determinar el propósito del análisis del proceso en el paso.

El proceso de trabajo (las condiciones y el medio ambiente) es un elemento básico que debe ser evaluado en cualquier sistema productivo, sobre todo en pequeñas empresas productoras de bienes, en las cuales no se otorga la importancia necesaria a este elemento. Se define el proceso de trabajo como una actividad racional de intercambio de materias entre la naturaleza y el hombre, mediante el cual éste se apropia de los elementos que aquélla le ofrece y los transforma, con la finalidad de obtener los medios necesarios a su existencia. A la vez, en el mismo proceso, el hombre también se transforma: desarrolla su propia naturaleza, sus músculos, su capacidad de pensar y crear.

Riesgos físicos. Son riesgos a que puede estar sometido un trabajador tales como el ruido excesivo producido por máquinas, temperaturas elevadas por utilización de hornos y otros equipos, iluminación inadecuada en el lugar de trabajo, humedad, etc.

Riesgos químicos. Se refiere a la exposición del trabajador a factores contaminantes o tóxicos presentes en el proceso de trabajo, bien sea por manipulación directa de materias primas que contengan dichos agentes, o materias primas auxiliares, pinturas, óxidos, etc., que pudieran ocasionar serias lesiones a la salud, incluyendo la muerte.

Riesgos biológicos. Son los que pueden aparecer por condiciones de higiene deficientes en el lugar de trabajo; son ocasionados por bacterias, virus, hongos y animales como ratas e insectos, inadecuados servicios sanitarios, falta de agua.

OBJETIVO:

Amplia la eficacia del proceso sometiendo el tiempo de ciclo del proceso.

Oprimir los precios referentes al proceso.

Perfeccionar la disposición o seguridad del proceso.

Establecer el trabajo más convincente.

Hacer el trabajo más franco y menos frustrante.

Alcanzar alguna mezcla deseable de los términos precedentes.

Una vez acordado el plan del análisis, optar las leyes apropiadas. Por ejemplo, si el Proyecto es someter el tiempo de ciclo la medida obvia será por el lapso. Reducir el estrecho  físico. Entre dos pasos que puedan  ayudar a reducir el tiempo de ciclo. Si el proyecto es mejorar la disposición, un régimen útil podría ser el número de defectos de cada paso específico del proceso.

Por último, es preciso determinar el tipo de análisis del proceso que se llevará a cabo

 Establece la dirección de los siguientes seis. Al final del paso 1, se habrá.

Reconocido el proceso candidato.

Establecido el principio y fin del proceso.

Detallar los insumos y beneficios del proceso.

Identificado el propósito del estudio del proceso.

Optar  las medidas adecuadas.

Determinado el tipo de análisis .

Lograr una familiaridad popularizada con el proceso.

CRECIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO

El trabajo en equipo es un proceso estricto y lleno de retos, pero muy satisfactorio La integración de unos a otros es la oportunidad de aprender y crecer, en equipo se descubren, conocen y se ejecutan los procesos, así como los problemas que surgen, se crean y mejoran estándares, allí el colaborador se retroalimenta del que sabe, del que no sabe y del que más sabe; todos aprenden y desaprenden, se hacen menos esclavos ( el conocimiento libera), más amigos entre sí y más amigos de la empresa para la cual trabajan.

Es por ello, que el hombre como ser humano tiende a vivir en sociedad, se necesita mutuamente y bajo estas circunstancias resulta difícil comprender que pueda vivir o sentirse autárquico, el desarrollo de la sociedad exige que los seres humanos actúen y se complementen para satisfacer sus necesidades y aspiraciones; fue por año de 1950 cuando Deming y Juran descubrieron la necesidad de terminar con la filosofía feudal o tipo archipiélago en las organizaciones, para el efecto presentaron propuestas del trabajo en equipo enfocado a la gerencia de la calidad y el control estadístico de procesos en las empresas japonesas, dado.

EL PROCESO: OBJETIVOS PARA MEJORAR.

Proveedores-Organización-Cliente, y directamente en los Procesos que configuran esta cadena, sumando las diferentes iniciativas de mejora. El trabajo que se desarrolla, debe ser entendido como una serie de procesos que deben ser mejorados constantemente sobre la base de:

1. – Comportamiento de equipo.

2. – Compromiso de mejora constante.

3. – Establecimiento de objetivos locales.

4. – Establecimiento de mecanismos de medición.

5. – Verificación de resultados.

6. – Aplicación de medidas correctivas o preventivas, de acuerdo a los resultados obtenidos, etc.

La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales. Para mejorar los procesos, debemos de considerar:

1. – Análisis de los flujos de trabajo.

2. – Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.

3. – Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.

4. – Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.

La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organización deben esforzarse en hacer las cosas bien siempre. Para conseguirlo, una empresa requiere responsables delos procesos, documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades del clientes internos bien definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.

Para establecer una metodología clara para la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que debemos de aplicar para la Mejora Continua de los procesos, primero, el responsable del área debe saber que mejorar. Esta información se basa en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de la organización. Por lo, si quisiéramos establecer una secuencia de pasos para la Mejora, estos serían:

1. – Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.

2. – Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a la naturaleza del problema.

3. – Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del Análisis de los datos obtenidos.

4. – Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.

5. – Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un monitor.

ANÁLISIS DE PROCESOS

El análisis de procesos es una metodología para examinar la dinámica de las

Organizaciones, teniendo como punto de partida el hecho de que éstas, las

Organizaciones, se crean para llevar a cabo ciertos propósitos u objetivos

Perdurables, mediante la ejecución de una secuencia articulada de actividades.

 Un proceso es una secuencia de actividades que transforman de manera

coordinada unos insumos en productos o servicios con valor agregado para un

beneficiario; un proceso bien diseñado, con información acerca de lo que ocurre y

controles de calidad incorporados a lo largo del mismo, producirá calidad en los

resultados. El diseño de los procesos hace referencia a la manera como se

organizan los distintos factores que conducen al logro de los resultados.

De esta manera, el análisis de procesos permite alcanzar una visión sistemática de

las organizaciones como el transcurrir continuo de un conjunto articulado de

procesos, subprocesos y actividades, uno de los cuales toma el carácter de

dominante y los otros de subordinados. La realización de la misión institucional

constituye el proceso dominante, que le da sentido a la existencia de los demás y

determina tanto su pertinencia como la coherencia de sus entrelazamientos; es

decir, todos los procesos y actividades que contribuyan positiva-mente al

desarrollo de la misión son imprescindibles, mientras que aquellos que no lo

hagan son susceptibles de eliminación.

CAMBIOS DE PARADIGMA

El cambio de paradigma tiende a ser drástico en las ciencias, ya que éstas parecen ser estables y maduras, como la física a fines del siglo XIX. En aquel tiempo la física aparentaba ser una disciplina que completaba los últimos detalles de un sistema muy trabajado.

 Es famosa la frase de Lord Kelvin en1900, cuando dijo: "No queda nada por ser descubierto en el campo de la física actualmente. Todo lo que falta son más medidas y más precisas".

Una revolución científica se produce cuando, de acuerdo a Kuhn, los científicos encuentran anomalías que no pueden ser explicadas por el paradigma universalmente aceptado dentro del cual ha progresado la ciencia hasta ese momento. El paradigma no es simplemente la teoría vigente, sino toda la cosmovisión dentro de la que existe, y todas las implicaciones que conlleva. Hay anomalías en todos los paradigmas, mantiene Kuhn, que se descartan como niveles de error aceptables, o simplemente se ignoran y no se les tiene en cuenta (un argumento principal que Kuhn usa para rechazar el modelo de Karl Popper de la falsabilidad como la fuerza clave que intervienen en el cambio científico). Más bien las anomalías tienen varios niveles de significado para los practicantes de la ciencia en ese momento. Para ponerlo en el contexto de la física de principios del siglo XX, algunos científicos encontraron los problemas del cálculo del perihelio de Mercurio más preocupantes que los resultados del experimento de Michelson-Morley, y otros al revés. El modelo de Kuhn del cambio científico es diferente aquí, y en muchos lugares, del de los positivistas lógicos, ya que pone un mayor énfasis en los humanos individuales involucrados como científicos, en lugar de abstraer la ciencia a una empresa puramente lógica o filosófica.

TÉCNICAS PARA SIMPLIFICAR EL TRABAJO.

La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación. Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.

LA MEDICIÓN DEL TRABAJO:

Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.

 

Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia entre una solución realista y otra teórica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos empleados para su realización, reajustar la asignación de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar congestiones. También ayuda a detectar rápidamente los problemas, indicando dónde hay desigualdad de responsabilidades.

 

La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a constatar los requerimientos del personal.

   

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.

El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo.

 

Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa. Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución más eficaz del trabajo.

 

ESTUDIOS DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS 

Para realizar una adecuada medición del trabajo, es necesario realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades componentes, así como también para las funciones independientes que se realicen dentro del área.

 

La metodología es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad, función y/o proceso y determinar bajo parámetros estadísticos la eficiencia con la que se están realizando. Se basa en los principios del balance de línea y de la economía de movimientos, que se refieren a la distribución del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano y al diseño y empleo de las herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo posible.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS O PROCESOS.  

Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.

 Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los tiempos de duración de cada una de ellas.

FLUJOGRAMAS:

Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de procedimientos o procesos, su diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades que conforman el proceso, sino que se van describiendo directamente dentro de las figuras que se han diseñado para ilustrarlo. Para su elaboración existen alrededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base para el diseño de los mismos, sin embargo es común encontrar figuras diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de complejidad de los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos. Las figuras se interrelacionan por medio de líneas, las cuales ayudan a esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas a cabo.

GRÁFICA DE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE LA OFICINA Y DISTRIBUCIÓN EN PLANTA:

La gráfica de distribución física de la oficina pretende la optimización del círculo de trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que se deben realizar, utilizando la mejor combinación posible, adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera más racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando pérdidas de tiempo. 

Por su parte la distribución en planta es la organización del espacio físico en el cual se encuentran los recursos que servirán para la fabricación de un bien o servicio y que también consiste en determinar la ubicación de los sitios de trabajo de la maquinaría, equipo y materiales en general, tomando en cuenta el posible incremento en el nivel de la demanda y de la capacidad instalada. Ambas técnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es que la distribución física de la oficina se basa en los puestos de trabajo administrativos, mientras que la distribución en planta se basa en la maquinaría y equipo y materiales.

DIAGRAMA DE RECORRIDO:

El diagrama de recorrido es una técnica básica para realizar la distribución física de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en la búsqueda de la facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de transporte innecesarias y el análisis de el traslado del personal, materiales, productos y papelería en general dentro de las áreas integrales de la organización.

Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qué existen tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta de producción o empresa en general.

GRAFICA DE GANTT:

Es un método de planeación y programación, se le denomina también gráfica de barras y tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación de las actividades.Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna correspondiente a su fecha de inicio y termina en la columna correspondiente a la fecha prevista para su finalización, de manera que la longitud del trazo representa su duración.

Establece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y control entre lo ejecutado y lo planeado.

GRAFICA CPM:

El CPM es un método de trayectoria crítica, eficaz para la planificación, programación y control de toda clase de proyectos. Su estructura básica consiste en un diagrama o red de flechas que representan gráfica, lógica y secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella. Su finalidad es determinar el tiempo más temprano posible en el que pueden concluirse todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de duración de todas las actividades que convergen en un evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior. También determina el tiempo máximo o última fecha aceptable en que un evento pueda ser realizado sin atrasar el proyecto total, representa la menor cantidad de tiempo de duración de un evento, se calcula de derecha a izquierda en forma regresiva, restando los tiempos de cada actividad.

GRAFICA PERT:

El PERT es una técnica utilizada para el planeamiento, programación y control de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. Como el CPM se basa en el estudio de la trayectoria crítica, en el gráfico de flechas que representan el trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo distinguiéndose de otras técnicas por el grado y utilización de la estadística.

Está orientado hacía la evaluación del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona información precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse. Al igual que el CPM, estudia tiempos para la realización del análisis, los cuales están divididos en Tiempo normal que es el que se tardaría en realizar la tarea o actividad cuando existen condiciones normales de trabajo; Tiempo optimista es el que se utilizaría para realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten condiciones más favorables, sin dificultades o complicaciones; Tiempo pesimista es el que se necesitará para efectuar la actividad si se presentan dificultades, complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo estimado o esperado que es el que se obtiene de la probabilidad resultante de la interrelación estadística de los tiempos normal, optimista y pesimista.