6. DIAGRAMACION

DIAGRAMACIÓN

Ilustra la secuencia de las operaciones que se realizarán para conseguir la solución de un problema desempeñando un papel vital en la programación de un problema y facilitan la comprensión de problemas complicados y sobre todo muy largos.Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin del proceso.

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.  El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.

Para ayudar a su comprensión por cualquier persona de la organización, se utilizan distintas formas de interpretación, a través de dibujos, de símbolos de ingeniería, de figuras geométricas, etc., que transmitan una indicación de lo que se quiere representar.

EJEMPLO:

Un conjunto interesante de aplicación de los diagramas de flujo es el realizado en una empresa dedicada a la fabricación de productos abrasivos, donde partiendo del mas general que expresa todo el proceso de fabricación, desde su planificación hasta el empaquetado y transporte, visualizando la etapa del mezclado y las de prensado de las muelas de vástago y los discos de desbaste y embutidos de corte, que se representan en las correspondientes diapositivas power point , a saber:

Descarga Diag._General

Descarga  Diag._ Mezclado

Descarga Diag._Vástagos

Descarga Diag.Discos

OBJETIVO

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Formato vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujo gramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

CARACTERÍSTICAS

De uso, permite facilitar su empleo.

De destino, permite la correcta identificación de actividades.

De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.

De interacción, permite el acercamiento y coordinación.

De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.

De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

MODELAJES DE PROCESOS ACTUALES

Tradicionalmente el modelado de procesos ha estado enfocado en el análisis del flujo y transformación de datos. La utilización de las computadoras en tecnología de información no había sido usada más allá del procesamiento de transacciones, como en la comunicación y control. Para hacer una integración satisfactoria de estos sistemas dentro de la empresa, se requiere de modelar desde los procesos organizacionales manuales en los que intervienen estos sistemas.

Algunos ejemplos de esto, son:

v  la re ingeniería de procesos de negocios, la cual se encarga del diseño de los procesos de negocios de las organizaciones con el fin de hacerlos más eficientes.

v  tecnología de coordinación, que ayuda en el manejo de las dependencias entre los agentes de un proceso de negocios, y provee soporte automatizado para los componentes más rutinarios del proceso.

v  ambientes de desarrollo de software dirigidos por el proceso, que es un sistema automatizado que integra el trabajo de toda la administración y personal relacionado con el software.

El modelado de procesos se distingue de otros tipos de modelado en las áreas de la computación, porque los fenómenos modelados son realizados más por humanos que por máquinas. También porque se centra en las interacciones entre los agentes, independientemente de si una computadora está envuelta en las transacciones.

5. SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

LIMITES EN EL PROCESO DE TRABAJO

Los límites de procesos son los que se encargan de mejorar un proceso. Se trata el primer paso, de elegir un proceso o subproceso solicitante. Asimismo supone definir los límites del mismo.  Incluye la caracterización de los insumos y rendimiento del proceso.

Por ejemplo, el proceso de acople de maquinarias comienza con la obtención de las partes y concluye con el artefacto ya ensamblado y listo para su embarque. El rendimiento es el artefacto ensamblado. Los insumos incluyen brazos, piernas, cabeza y otros.

Cualquier proceso es candidato a la reingeniería. Las sugerencias para elegir un proceso apropiado ya son conocidas. Después de elegir un proceso, familiarizarse con él. Discutirlo. Leer sobre él. Andarlo en forma casual. Asimismo, es preciso determinar el propósito del análisis del proceso en el paso.

El proceso de trabajo (las condiciones y el medio ambiente) es un elemento básico que debe ser evaluado en cualquier sistema productivo, sobre todo en pequeñas empresas productoras de bienes, en las cuales no se otorga la importancia necesaria a este elemento. Se define el proceso de trabajo como una actividad racional de intercambio de materias entre la naturaleza y el hombre, mediante el cual éste se apropia de los elementos que aquélla le ofrece y los transforma, con la finalidad de obtener los medios necesarios a su existencia. A la vez, en el mismo proceso, el hombre también se transforma: desarrolla su propia naturaleza, sus músculos, su capacidad de pensar y crear.

Riesgos físicos. Son riesgos a que puede estar sometido un trabajador tales como el ruido excesivo producido por máquinas, temperaturas elevadas por utilización de hornos y otros equipos, iluminación inadecuada en el lugar de trabajo, humedad, etc.

Riesgos químicos. Se refiere a la exposición del trabajador a factores contaminantes o tóxicos presentes en el proceso de trabajo, bien sea por manipulación directa de materias primas que contengan dichos agentes, o materias primas auxiliares, pinturas, óxidos, etc., que pudieran ocasionar serias lesiones a la salud, incluyendo la muerte.

Riesgos biológicos. Son los que pueden aparecer por condiciones de higiene deficientes en el lugar de trabajo; son ocasionados por bacterias, virus, hongos y animales como ratas e insectos, inadecuados servicios sanitarios, falta de agua.

OBJETIVO:

Amplia la eficacia del proceso sometiendo el tiempo de ciclo del proceso.

Oprimir los precios referentes al proceso.

Perfeccionar la disposición o seguridad del proceso.

Establecer el trabajo más convincente.

Hacer el trabajo más franco y menos frustrante.

Alcanzar alguna mezcla deseable de los términos precedentes.

Una vez acordado el plan del análisis, optar las leyes apropiadas. Por ejemplo, si el Proyecto es someter el tiempo de ciclo la medida obvia será por el lapso. Reducir el estrecho  físico. Entre dos pasos que puedan  ayudar a reducir el tiempo de ciclo. Si el proyecto es mejorar la disposición, un régimen útil podría ser el número de defectos de cada paso específico del proceso.

Por último, es preciso determinar el tipo de análisis del proceso que se llevará a cabo

 Establece la dirección de los siguientes seis. Al final del paso 1, se habrá.

Reconocido el proceso candidato.

Establecido el principio y fin del proceso.

Detallar los insumos y beneficios del proceso.

Identificado el propósito del estudio del proceso.

Optar  las medidas adecuadas.

Determinado el tipo de análisis .

Lograr una familiaridad popularizada con el proceso.

CRECIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO

El trabajo en equipo es un proceso estricto y lleno de retos, pero muy satisfactorio La integración de unos a otros es la oportunidad de aprender y crecer, en equipo se descubren, conocen y se ejecutan los procesos, así como los problemas que surgen, se crean y mejoran estándares, allí el colaborador se retroalimenta del que sabe, del que no sabe y del que más sabe; todos aprenden y desaprenden, se hacen menos esclavos ( el conocimiento libera), más amigos entre sí y más amigos de la empresa para la cual trabajan.

Es por ello, que el hombre como ser humano tiende a vivir en sociedad, se necesita mutuamente y bajo estas circunstancias resulta difícil comprender que pueda vivir o sentirse autárquico, el desarrollo de la sociedad exige que los seres humanos actúen y se complementen para satisfacer sus necesidades y aspiraciones; fue por año de 1950 cuando Deming y Juran descubrieron la necesidad de terminar con la filosofía feudal o tipo archipiélago en las organizaciones, para el efecto presentaron propuestas del trabajo en equipo enfocado a la gerencia de la calidad y el control estadístico de procesos en las empresas japonesas, dado.

EL PROCESO: OBJETIVOS PARA MEJORAR.

Proveedores-Organización-Cliente, y directamente en los Procesos que configuran esta cadena, sumando las diferentes iniciativas de mejora. El trabajo que se desarrolla, debe ser entendido como una serie de procesos que deben ser mejorados constantemente sobre la base de:

1. – Comportamiento de equipo.

2. – Compromiso de mejora constante.

3. – Establecimiento de objetivos locales.

4. – Establecimiento de mecanismos de medición.

5. – Verificación de resultados.

6. – Aplicación de medidas correctivas o preventivas, de acuerdo a los resultados obtenidos, etc.

La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales. Para mejorar los procesos, debemos de considerar:

1. – Análisis de los flujos de trabajo.

2. – Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.

3. – Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.

4. – Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.

La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organización deben esforzarse en hacer las cosas bien siempre. Para conseguirlo, una empresa requiere responsables delos procesos, documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades del clientes internos bien definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.

Para establecer una metodología clara para la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que debemos de aplicar para la Mejora Continua de los procesos, primero, el responsable del área debe saber que mejorar. Esta información se basa en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de la organización. Por lo, si quisiéramos establecer una secuencia de pasos para la Mejora, estos serían:

1. – Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.

2. – Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a la naturaleza del problema.

3. – Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del Análisis de los datos obtenidos.

4. – Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.

5. – Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un monitor.

ANÁLISIS DE PROCESOS

El análisis de procesos es una metodología para examinar la dinámica de las

Organizaciones, teniendo como punto de partida el hecho de que éstas, las

Organizaciones, se crean para llevar a cabo ciertos propósitos u objetivos

Perdurables, mediante la ejecución de una secuencia articulada de actividades.

 Un proceso es una secuencia de actividades que transforman de manera

coordinada unos insumos en productos o servicios con valor agregado para un

beneficiario; un proceso bien diseñado, con información acerca de lo que ocurre y

controles de calidad incorporados a lo largo del mismo, producirá calidad en los

resultados. El diseño de los procesos hace referencia a la manera como se

organizan los distintos factores que conducen al logro de los resultados.

De esta manera, el análisis de procesos permite alcanzar una visión sistemática de

las organizaciones como el transcurrir continuo de un conjunto articulado de

procesos, subprocesos y actividades, uno de los cuales toma el carácter de

dominante y los otros de subordinados. La realización de la misión institucional

constituye el proceso dominante, que le da sentido a la existencia de los demás y

determina tanto su pertinencia como la coherencia de sus entrelazamientos; es

decir, todos los procesos y actividades que contribuyan positiva-mente al

desarrollo de la misión son imprescindibles, mientras que aquellos que no lo

hagan son susceptibles de eliminación.

CAMBIOS DE PARADIGMA

El cambio de paradigma tiende a ser drástico en las ciencias, ya que éstas parecen ser estables y maduras, como la física a fines del siglo XIX. En aquel tiempo la física aparentaba ser una disciplina que completaba los últimos detalles de un sistema muy trabajado.

 Es famosa la frase de Lord Kelvin en1900, cuando dijo: "No queda nada por ser descubierto en el campo de la física actualmente. Todo lo que falta son más medidas y más precisas".

Una revolución científica se produce cuando, de acuerdo a Kuhn, los científicos encuentran anomalías que no pueden ser explicadas por el paradigma universalmente aceptado dentro del cual ha progresado la ciencia hasta ese momento. El paradigma no es simplemente la teoría vigente, sino toda la cosmovisión dentro de la que existe, y todas las implicaciones que conlleva. Hay anomalías en todos los paradigmas, mantiene Kuhn, que se descartan como niveles de error aceptables, o simplemente se ignoran y no se les tiene en cuenta (un argumento principal que Kuhn usa para rechazar el modelo de Karl Popper de la falsabilidad como la fuerza clave que intervienen en el cambio científico). Más bien las anomalías tienen varios niveles de significado para los practicantes de la ciencia en ese momento. Para ponerlo en el contexto de la física de principios del siglo XX, algunos científicos encontraron los problemas del cálculo del perihelio de Mercurio más preocupantes que los resultados del experimento de Michelson-Morley, y otros al revés. El modelo de Kuhn del cambio científico es diferente aquí, y en muchos lugares, del de los positivistas lógicos, ya que pone un mayor énfasis en los humanos individuales involucrados como científicos, en lugar de abstraer la ciencia a una empresa puramente lógica o filosófica.

TÉCNICAS PARA SIMPLIFICAR EL TRABAJO.

La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación. Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.

LA MEDICIÓN DEL TRABAJO:

Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.

 

Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia entre una solución realista y otra teórica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos empleados para su realización, reajustar la asignación de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar congestiones. También ayuda a detectar rápidamente los problemas, indicando dónde hay desigualdad de responsabilidades.

 

La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a constatar los requerimientos del personal.

   

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.

El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo.

 

Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa. Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución más eficaz del trabajo.

 

ESTUDIOS DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS 

Para realizar una adecuada medición del trabajo, es necesario realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades componentes, así como también para las funciones independientes que se realicen dentro del área.

 

La metodología es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad, función y/o proceso y determinar bajo parámetros estadísticos la eficiencia con la que se están realizando. Se basa en los principios del balance de línea y de la economía de movimientos, que se refieren a la distribución del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano y al diseño y empleo de las herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo posible.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS O PROCESOS.  

Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.

 Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los tiempos de duración de cada una de ellas.

FLUJOGRAMAS:

Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de procedimientos o procesos, su diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades que conforman el proceso, sino que se van describiendo directamente dentro de las figuras que se han diseñado para ilustrarlo. Para su elaboración existen alrededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base para el diseño de los mismos, sin embargo es común encontrar figuras diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de complejidad de los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos. Las figuras se interrelacionan por medio de líneas, las cuales ayudan a esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas a cabo.

GRÁFICA DE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE LA OFICINA Y DISTRIBUCIÓN EN PLANTA:

La gráfica de distribución física de la oficina pretende la optimización del círculo de trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que se deben realizar, utilizando la mejor combinación posible, adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera más racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando pérdidas de tiempo. 

Por su parte la distribución en planta es la organización del espacio físico en el cual se encuentran los recursos que servirán para la fabricación de un bien o servicio y que también consiste en determinar la ubicación de los sitios de trabajo de la maquinaría, equipo y materiales en general, tomando en cuenta el posible incremento en el nivel de la demanda y de la capacidad instalada. Ambas técnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es que la distribución física de la oficina se basa en los puestos de trabajo administrativos, mientras que la distribución en planta se basa en la maquinaría y equipo y materiales.

DIAGRAMA DE RECORRIDO:

El diagrama de recorrido es una técnica básica para realizar la distribución física de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en la búsqueda de la facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de transporte innecesarias y el análisis de el traslado del personal, materiales, productos y papelería en general dentro de las áreas integrales de la organización.

Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qué existen tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta de producción o empresa en general.

GRAFICA DE GANTT:

Es un método de planeación y programación, se le denomina también gráfica de barras y tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación de las actividades.Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna correspondiente a su fecha de inicio y termina en la columna correspondiente a la fecha prevista para su finalización, de manera que la longitud del trazo representa su duración.

Establece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y control entre lo ejecutado y lo planeado.

GRAFICA CPM:

El CPM es un método de trayectoria crítica, eficaz para la planificación, programación y control de toda clase de proyectos. Su estructura básica consiste en un diagrama o red de flechas que representan gráfica, lógica y secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella. Su finalidad es determinar el tiempo más temprano posible en el que pueden concluirse todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de duración de todas las actividades que convergen en un evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior. También determina el tiempo máximo o última fecha aceptable en que un evento pueda ser realizado sin atrasar el proyecto total, representa la menor cantidad de tiempo de duración de un evento, se calcula de derecha a izquierda en forma regresiva, restando los tiempos de cada actividad.

GRAFICA PERT:

El PERT es una técnica utilizada para el planeamiento, programación y control de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. Como el CPM se basa en el estudio de la trayectoria crítica, en el gráfico de flechas que representan el trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo distinguiéndose de otras técnicas por el grado y utilización de la estadística.

Está orientado hacía la evaluación del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona información precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse. Al igual que el CPM, estudia tiempos para la realización del análisis, los cuales están divididos en Tiempo normal que es el que se tardaría en realizar la tarea o actividad cuando existen condiciones normales de trabajo; Tiempo optimista es el que se utilizaría para realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten condiciones más favorables, sin dificultades o complicaciones; Tiempo pesimista es el que se necesitará para efectuar la actividad si se presentan dificultades, complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo estimado o esperado que es el que se obtiene de la probabilidad resultante de la interrelación estadística de los tiempos normal, optimista y pesimista.

4. NORMALIZACION

NORMAS ISO

Dedicada a la elaboración de normas en todos los sectores (excepto el electrónico y el electrotécnico).Establecen un sistema de certificación por el cual una entidad acreditada e independiente audita una empresa y, si considera que cumple con los requisitos de la norma escogida lo certifica públicamente. Fijando las condiciones mínimas que ha de tener el sistema de calidad de una empresa para asegurar la calidad de sus productos y servicios de cara a sus clientes.es una federación mundial que agrupa a representantes de cada uno de los organismos nacionales de estandarización (como lo es el IRAM en la Argentina), y que tiene como objeto desarrollar estándares internacionales que faciliten el comercio internacional. Durante las últimas décadas, organizaciones de todos los lugares del mundo se han estado preocupando cada vez más en satisfacer eficazmente las necesidades de sus clientes, pero las empresas no contaban, en general, con literatura sobre calidad que les indicara de qué forma, exactamente, podían alcanzar y mantener la calidad de sus productos y servicios.

LA SERIE DE ESTÁNDARES ISO 9000

Las normas ISO 9000 han cobrado mayor relevancia internacional en la última década y en la actualidad es utilizada en más de 120 países.

Estas normas requieren de sistemas documentados que permitan controlar los procesos que se utilizan para desarrollar y fabricar los productos. Estos tipos de sistemas se fundamentan en la idea de que hay ciertos elementos que todo sistema de calidad debe tener bajo control, con el fin de garantizar que los productos y/o servicios se fabriquen en forma consistente y a tiempo.

OBJETIVOS

Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.

Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.

Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

Mantener un orden dentro de las ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que:

Determina el tipo de anotación a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.

Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deberá registrar los datos y cuales datos deberán ser registrados.

Facilita el uso de la información dentro del proceso.

Suministra a la organización de la información requerida para la elaboración de las normas, políticas y procedimientos.

Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.

 Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.

 Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.

DISEÑO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

El diseño de un formulario es una tarea común en muchos tipos de aplicaciones de oficina. A veces, la tarea consiste en actualizar un formato más antiguo que ya no es tan útil como en tiempos pasados. En algunos casos, el objetivo es empezar de nuevo y crear algo para una nueva aplicación o tarea. En ambos casos, hay algunos pasos básicos que hacen más fácil diseñar un formulario para lograr que todo esté muy bien organizado, sea fácil de leer y con el fin de que cumpla con su propósito.

Las ISO 9000:2000 quedaron conformadas por tres grandes apartados:

ISO 9000:2000, Sistemas de Gestión de Calidad: Principios y vocabulario.

ISO 9001:2000, que trata sobre los requisitos de los Sistemas de Gestión de Calidad, y las

ISO 9004:2000, que se refieren a recomendaciones para llevar a cabo las mejoras de calidad

Las características más importantes y novedosas de esta serie son:

¸ La orientación hacia el cliente

¸ La gestión integrada

¸ El énfasis en el proceso de negocios

¸ La incorporación de la Mejora Continua

¸ La medición de la satisfacción del cliente.

¿QUÉ SE NECESITA PARA INICIAR UN PROCESO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD S/NORMAS ISO SERIE 9001-2000?

¸ Compromiso real y participación de los directivos

¸ Involucramiento de todos los empleados

¸ Comunicación

¸ Capacitación de todas las áreas de la organización

¸ Disponibilidad de recursos dedicados a la implementación del SGC (responsables, tiempos, dinero, espacios físicos para reuniones, etc.)

¸ Definición clara de responsabilidades

¸ Realización de un diagnóstico de calidad

¸ Comprensión de los requerimientos de los clientes

¸ Fijación de políticas y objetivos de calidad

¸ Establecimiento de un plan de calidad

¸ Ordenamiento de la documentación existente

¸ Creación de la documentación del SGC s/ norma ISO (Manual de Calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo)

¸ Puesta a punto o calibración de máquinas, equipos, etc.

¸ Diseño e implementación de mecanismos de mejora continua

¸ Definición, planificación e implementación de actividades de medición y seguimiento necesarias para asegurar el cumplimiento de las exigencias de la norma.

FORMULARIOS

            Formulario transmite información específica de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir información El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información. Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este problema. Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.

PASOS.

1. Determina los tipos de información que deben ser insertados en los diferentes campos del formulario. Esto se establece de acuerdo a la finalidad prevista del documento. Identifica las diferentes temas o informaciones que vas a registrar, comprueba que haya el número de campos necesarios para recoger la información y que éstos campos tienen un espacio adecuado para recoger los datos.

2. Organiza los diferentes tipos de información en una secuencia lógica. La idea es crear un flujo de un campo a otro para darle un sentido al formulario y y que facilite luego el uso del documento. Una forma muy simple, y que tiene la intención de capturar la información básica, es seguir una secuencia de fecha, nombre, apellido, dirección, ciudad, estado o provincia, código postal, números de teléfono y de fax y un campo para grabar una dirección de correo electrónico del contacto.

3. Aplica ese formato en la creación de una plantilla. Las aplicaciones de software, por lo general. Hacen que sea fácil crear campos y que éstos puedan ser ubicados en una posición determinada gracias al uso de un ratón de ordenador. Crea y pon los campos en los que se registrarán los datos en el orden en el que deben ser recogidos en el formulario, así será más fácil y ordenado recoger esa información.

o del contacto.

4. Personaliza cada campo en la plantilla. La mayoría de los programas de software que ayudan en la creación de formularios hacen posible ajustar la longitud y anchura de cada campo, así como limitar el tipo de caracteres que se permiten en cada campo. Esto hace, por ejemplo, que sea más fácil introducir las fechas y números de teléfono de manera uniforme.

.5. Añade un desplegable cuando sea apropiado. Si el formulario se va a utilizar en un entorno en línea o va a formar parte de una base de datos, añadir un desplegable es sencillo -muchos programas lo incluyen en sus opciones de campo- y procura un entorno limpio, ordenado y amigable con el usuario. Si es un formulario que va a ser utilizado en una red o en Internet, deberemos tener en cuenta siempre la usabilidad del mismo
acto.

6. Comprueba tu formulario. Antes de ponerlo en marcha, hay que dedicar un tiempo para ingresar algunos datos y asegurarnos de que éstos se han introducido de manera correcta, cumpliendo tus expectativas. Si los datos no se muestran adecuadamente, o uno de los campos no funciona tal y como esperabas, vuelve a la plantilla del formulario y haz los ajustes necesarios.

CONSIDERACIONES  PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

CONTROL DE FORMULARIOS

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un sistema de control como política de la empresa. Debe existir relación entre el control, los sistemas y procedimientos.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de la organización o, en su caso, utilizar los servicios de consultaría externa. De cualquier manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.

VENTAJAS

Son fuentes permanentes de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la Empresa.

Ayudan a Institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos (son una versión "Oficial" y además evitan los argumentos de "Desconocimiento")

Facilitan la fijación, establecimiento de estándares de aplicación.

Posibilitan la normalización de actividades es decir todos procederán de la misma forma.

Son útiles para la capacitación de nuevos empleados

Aumentan la fijación en la realización de Actividades.

Posibilitan una delegación efectiva.

DESVENTAJAS

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las Operaciones.

5. El costo de producción y actualización puede ser alto.

6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

CLASIFICACIÓN

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Por su contenido:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

Pueden elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: Producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

Por su función específica:

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.

La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.)

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.

Manual de crédito y cobranzas: Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omite esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso.

Generales

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

Especifico:

Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.

Manual especifico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoría interna en forma particular.

Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero de un área especifica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.

Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

TIPOS

Los manuales utilizados en una organización son los siguientes:

Manual de objetivos y políticas: contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

Manuales del empleado o de Bienvenida: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos, obligaciones, etc.

Manuales de Organización: describe la organización formal mencionado, para cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

Manual de normas procedimientos: Llamados también manual de operaciones o de prácticas Standard, son documentos de gestión de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemática los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a métodos previstos. Los manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias.

Manual del especialista: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente ha determinado tipo de actividades u oficios, se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

Manual de propósitos Múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección o mantenimiento.

PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS

Etapas practicas a seguir como procedimiento estándar en la elaboración de los manuales administrativos.

Definición del objetivo a cumplir

Elección del o los responsables de la preparación o elaboración

Estudio preliminar de la organización (detectar posibles problemas)

Planeamiento del trabajo a desarrollar. Plan cómo se reparte el trabajo y cómo procedemos.

Relevamiento de la información. Encuestas, entrevistas (las más importantes)

Elaboración propiamente dicho del manual.

Redacción

Diagramación (Capítulos, Subcapítulos, Temas, etc.)

Formato del trabajo: letras, márgenes, interlineados, etc.

Codificación

Impresión

Encuadernado, pruebas piloto

Distribución

Instrucciones a los usuarios

Seguimiento

Actualización